若手法律専門家が知っておきたい！契約締結を効率化する電子署名ツール活用術
契約締結業務の現状と課題
法律専門家や法務担当者の業務において、契約締結は非常に重要なプロセスの一つです。従来の紙ベースでの契約締結は、印刷、製本、押印、郵送、保管といった多くの手間と時間を要し、関連コストも発生します。また、遠方の当事者との契約や、複数の関係者との調整には、さらに時間を要する場合があります。物理的な書類の管理は、紛失や劣化のリスク、保管場所の確保といった課題も伴います。
特に若手の法律専門家や法務担当者にとっては、これらの非効率な作業が本来注力すべき専門的な業務の時間を圧迫し、生産性向上の妨げとなる可能性も考えられます。
電子署名ツールがもたらす変革
このような課題を解決する手段として、電子署名ツールの活用が注目されています。電子署名ツールとは、電子ファイル（PDFなどが一般的）に対して、法的な効力を持つ形で署名（またはそれに準じる行為）を行うためのサービスです。
電子署名ツールの導入により、以下のようなメリットが期待できます。
- 業務効率化と時間短縮: 印刷、製本、押印、郵送といった物理的な作業が不要になります。オンライン上で契約書の送付から署名、回収、保管までを完結でき、契約締結にかかる時間を大幅に短縮できる可能性があります。
- コスト削減: 用紙代、印刷代、郵送費、印紙税（一部ケース）などのコスト削減につながります。
- セキュリティとコンプライアンス: 多くの電子署名ツールは、高度な暗号化技術や厳格なアクセス管理、署名ログの記録などの機能を備えています。これにより、文書の改ざん防止や署名プロセスの追跡が可能となり、紙の契約書以上のセキュリティやコンプライアンスレベルを確保できる場合があります。日本の電子署名法に準拠したツールを選択することで、法的な有効性も担保されます。
- リモート対応の強化: 場所を選ばずに契約締結が可能になるため、テレワーク環境での業務遂行や、遠方の顧客・取引先との契約がスムーズに行えます。
- 管理・検索性の向上: 署名済みの契約書をクラウド上で一元管理できるため、必要な文書を迅速に検索・参照することが容易になります。物理的な保管場所も不要になります。
これらのメリットは、デジタルネイティブ世代の若手法律専門家が重視する「効率化」「コスト効率」「リモート対応」といった要素に直接的に貢献すると考えられます。
法律専門家のための電子署名ツール選び
多くの電子署名ツールが存在する中で、法律専門家がツールを選ぶ際に考慮すべき点を挙げます。
- 法的有効性と信頼性: 最も重要となるのが、日本法（特に電子署名法）において、その電子署名が法的な証拠力を持つか、契約の有効性を担保できるかという点です。単なる画像貼り付けではなく、電子証明書を利用するタイプなど、信頼性の高い方式に対応しているかを確認する必要があります。
- セキュリティ機能: 文書の暗号化、アクセス権限設定、署名ログの記録・管理機能など、機密性の高い法律文書を取り扱う上で十分なセキュリティ対策が講じられているかを確認します。
- 使いやすさ: 契約を締結する当事者（顧客や取引先）がITリテラシーに関わらず、簡単に署名手続きを進められるかどうかも重要です。署名依頼の手順、インターフェースの分かりやすさなどを確認しましょう。
- 機能の網羅性: 契約書のテンプレート機能、ワークフロー設定（承認フローなど）、他システム（顧客管理システムなど）との連携機能など、業務プロセスに合わせて必要な機能が揃っているか検討します。
- コストパフォーマンス: 月額固定制や従量課金制など、サービスによって料金体系は異なります。事務所の契約締結数や頻度に合わせて、コスト効率の良いプランを選択することが重要です。無料トライアル期間を利用して、実際の使い勝手や機能を試すことを推奨します。
- サポート体制: 導入時や運用中に不明な点が発生した場合のサポート体制も確認しておくと安心です。
導入・活用時の注意点
電子署名ツールを導入・活用する際には、いくつか注意すべき点があります。
- 対象となる契約の確認: 全ての契約が電子署名で締結可能とは限りません。法令によって書面での締結が義務付けられている契約（例: 定期借地契約、特定商取引法における一部の契約書面など）については、電子署名が認められない場合があるため、事前に確認が必要です。
- 顧客・取引先への説明: 電子署名での契約締結に同意してもらうためには、相手方への丁寧な説明が不可欠です。電子署名の安全性、利便性、手続きの方法などを分かりやすく伝え、不安を解消する必要があります。
- 電子署名に関する知識: 電子署名法における「当事者の意思に基づき行われたものであること」「作成者を示すための措置が講じられていること」といった要件や、電子証明書、タイムスタンプといった技術的な側面について、基本的な知識を身につけておくことが、顧客への説明やトラブル防止に役立ちます。
- 署名済み文書の管理: 電子署名された契約書も、適切に保管・管理する必要があります。多くのツールはクラウド保管機能を提供していますが、必要に応じてローカルでのバックアップや、長期的な保管計画を検討します。
まとめ
電子署名ツールは、法律専門家や法務担当者の契約締結業務を大幅に効率化し、コスト削減、セキュリティ向上、リモートワーク対応強化に貢献する有効なツールです。多くのツールが提供されており、それぞれ特徴や機能が異なります。
自事務所の業務内容、取り扱う契約の種類、セキュリティ要件、予算などを総合的に考慮し、法的な有効性が担保された信頼できるツールを選択することが重要です。多くのツールで無料トライアルが提供されていますので、まずは気軽に試してみることをお勧めいたします。電子署名ツールの活用は、将来的な独立を見据えた個人事務所の立ち上げや、既存事務所のデジタル化推進においても、強力な一歩となる可能性を秘めています。